Sipariş Şart Değil...

Günaydın dostlar.

Bu güzel cumartesi sabahında birazcık süreçleri birbirinden ayırıp bağımsız hale getirmekten söz etmek istiyorum. Bu durum bütün süreçler için geçerli olmakla beraber, ben satın alma sipariş süreci hakkında bir şeyler yazacağım.

Geçmişte bu hatayı hepimiz yaptık. Herhangi bir iç müşteriden bir satın alma talebi geldiği zaman hemen teklif alma telaşına düştük. Bu durum da zaten bu coğrafyada düzensiz ve acil konumunda yürüyen işlerin biraz daha sıkışmasına, bazen de gecikmesine yol açtı.

O zaman ne yapmamız gerekiyor? Düzenli alımı yapılan malzemeler, ekipmanlar, servisler vb. işler için teklif alma sürecini, sipariş sürecinden bağımsız hale getirmemiz gerekiyor. Sipariş olsun veya olmasın günün ekonomik koşullarına uygun olarak alınmış fiyatların elimizde her an hazır bulunması gerekiyor.

Günün ekonomik koşullarına uygun olması ne demek? Pazardaki koşullara göre fiyat alım sürelerini ayarlamamız ve değişen şartlarla göre güncellememiz demektir. Zamana ve şartlara göre fiyatlar 1 yıl içinde belirlenebilir, 1 ay içinde. Bu karar, pazar şartlarına hâkim, işinin uzmanı arkadaşların vermesi gereken bir karardır. Kimi zaman uzun bir süre için bağlamak daha avantajlı olabilir, kimi zaman da kısa bir süre için…

İç müşterilerden bir talep geldiği zaman hemen sipariş geçebilecek durumda olmalıyız. Anlaşma süresi bitmeden yeni fiyatlar üzerinde anlaşılmalı ve operasyonel satın alma yapan bütün ilgili masalarla paylaşılmalıdır. Süre bitmeden bu işlemin tamamlanması ve yeni fiyatların yayınlanması daha sonra faturalama ve ödeme safhasında ortaya çıkabilecek olan sorunların da önüne geçmiş olur.

Tabi ki bu tip bir çalışma her yıl alınan ana kalemler için yapılırsa verimli bir çalışma olur. Pazarlama belki ister diye, pembe pelüş kaplı bisiklet teklifi almak, çok iyi bir fikir olmayabilir. Bu tip kırk yılda bir alınacak şeyler için yapacak bir şey yok. Talep geldiği zaman prosedürlere uygun olarak tekliflerimizi alıp yürümemiz gerekiyor.

Bu devirde artık tekliflerin elektronik ortamda alınması da hem işlevsel açıdan, hem de çevresel faktörler açısından çok önemli bir konudur. Faks ile teklif gönderme dönemleri artık çok gerilerde kaldı. Artık günümüzde imzalı teklifleri PDF dosyaları veya başka bir format şeklinde yollamak mümkün.

Arkadaşlar, ben bu sabah satın alma sürecinde minik bir süreci anlatmaya çalıştım. Özet olarak teklif alma ve sipariş geçme süreçlerinin birbirlerine bağlı olmalarına hiç ama hiç gerek yok. Fiyat teklifleri alma ve ilgili masalarla paylaşma işi, sipariş konusundan bağımsız, rutine oturtulmuş bir süreç olmalıdır. Zamanı geçmiş fiyatlarla sipariş açılmasını önlemek için de, fiyat listeleri geçerliliğini kaybetmeden önce yeni listeler hazır olmalıdır.

Bu tip bir düşünceyle bütün süreçlerimizi gözden geçirmemiz gerekiyor. Göreceksiniz ki birbirine bağlı diye düşündüğümüz birçok sürecin aslında birbirleri ile hiçbir bağlantıları yok.

Süreçleri bağımsız hale getirin, sağlıklı kalın, mutlu kalın…