Sipariş Şart Değil...

Günaydın dostlar.

Bu güzel cumartesi sabahında birazcık süreçleri birbirinden ayırıp bağımsız hale getirmekten söz etmek istiyorum. Bu durum bütün süreçler için geçerli olmakla beraber, ben satın alma sipariş süreci hakkında bir şeyler yazacağım.

Geçmişte bu hatayı hepimiz yaptık. Herhangi bir iç müşteriden bir satın alma talebi geldiği zaman hemen teklif alma telaşına düştük. Bu durum da zaten bu coğrafyada düzensiz ve acil konumunda yürüyen işlerin biraz daha sıkışmasına, bazen de gecikmesine yol açtı.

O zaman ne yapmamız gerekiyor? Düzenli alımı yapılan malzemeler, ekipmanlar, servisler vb. işler için teklif alma sürecini, sipariş sürecinden bağımsız hale getirmemiz gerekiyor. Sipariş olsun veya olmasın günün ekonomik koşullarına uygun olarak alınmış fiyatların elimizde her an hazır bulunması gerekiyor.

Günün ekonomik koşullarına uygun olması ne demek? Pazardaki koşullara göre fiyat alım sürelerini ayarlamamız ve değişen şartlarla göre güncellememiz demektir. Zamana ve şartlara göre fiyatlar 1 yıl içinde belirlenebilir, 1 ay içinde. Bu karar, pazar şartlarına hâkim, işinin uzmanı arkadaşların vermesi gereken bir karardır. Kimi zaman uzun bir süre için bağlamak daha avantajlı olabilir, kimi zaman da kısa bir süre için…

İç müşterilerden bir talep geldiği zaman hemen sipariş geçebilecek durumda olmalıyız. Anlaşma süresi bitmeden yeni fiyatlar üzerinde anlaşılmalı ve operasyonel satın alma yapan bütün ilgili masalarla paylaşılmalıdır. Süre bitmeden bu işlemin tamamlanması ve yeni fiyatların yayınlanması daha sonra faturalama ve ödeme safhasında ortaya çıkabilecek olan sorunların da önüne geçmiş olur.

Tabi ki bu tip bir çalışma her yıl alınan ana kalemler için yapılırsa verimli bir çalışma olur. Pazarlama belki ister diye, pembe pelüş kaplı bisiklet teklifi almak, çok iyi bir fikir olmayabilir. Bu tip kırk yılda bir alınacak şeyler için yapacak bir şey yok. Talep geldiği zaman prosedürlere uygun olarak tekliflerimizi alıp yürümemiz gerekiyor.

Bu devirde artık tekliflerin elektronik ortamda alınması da hem işlevsel açıdan, hem de çevresel faktörler açısından çok önemli bir konudur. Faks ile teklif gönderme dönemleri artık çok gerilerde kaldı. Artık günümüzde imzalı teklifleri PDF dosyaları veya başka bir format şeklinde yollamak mümkün.

Arkadaşlar, ben bu sabah satın alma sürecinde minik bir süreci anlatmaya çalıştım. Özet olarak teklif alma ve sipariş geçme süreçlerinin birbirlerine bağlı olmalarına hiç ama hiç gerek yok. Fiyat teklifleri alma ve ilgili masalarla paylaşma işi, sipariş konusundan bağımsız, rutine oturtulmuş bir süreç olmalıdır. Zamanı geçmiş fiyatlarla sipariş açılmasını önlemek için de, fiyat listeleri geçerliliğini kaybetmeden önce yeni listeler hazır olmalıdır.

Bu tip bir düşünceyle bütün süreçlerimizi gözden geçirmemiz gerekiyor. Göreceksiniz ki birbirine bağlı diye düşündüğümüz birçok sürecin aslında birbirleri ile hiçbir bağlantıları yok.

Süreçleri bağımsız hale getirin, sağlıklı kalın, mutlu kalın…

Yaptığın İşin En İyisi Ol

Günaydın Dostlar,

 

“Ne kadar yapabilirsem.”, “Artık olduğu kadar.” veya “Daha iyi yapabilen varsa gelsin o yapsın.” gibi cümleler çok sık kullanılır bizim ülkemizde. Yapabileceğimizin en iyisini yapmak gibi bir arzumuz genelde hiç yoktur. Her şeye tamamen sonuç odaklı bakarız. Sonuca ulaştınsa yapabileceğinin en iyisini yapmak, hiç şart değildir. Hele hele estetik kaygımız hiç yoktur. Trilyonlar harcar, binalar yaparız ama etrafı, bahçesi güzel görünsün diye beş kuruş harcamayız. Genelde de zaten “Binayı yaptıktan sonra bu işe para kalmadı.” deriz.

Maça gittiğin zaman takımın dünyanın en güzel futbolunu oynamış bile olsa maçı kazanamadıysa bizim için hiçbir şey ifade etmez. Dünyanın en güzel kitabını yazmışsın ama satmadıysa bizim için pek de bir anlamı yoktur.

Sonuç, sonuç, sonuç… Her şeyimiz sonuçtur bizim. 

Görevin çayhane işletmek mi çay yapmak mı? “Ben çayı yapıyorum millet de içiyor.” demekle olmaz. O çayı öyle bir yap ki demini, suyunu öyle bir ayarla ki ne koyu olsun, ne açık. İnsanlar dilden dile her yerde senin yaptığın o muhteşem çaydan bahsetsinler. Ne kadar demlediğini, içine ne kadar çay koyduğunu kısacası senin yaptığın çayla ilgili her detayı merak etsinler. Herkes senin gibi çay yapmak istesin.

Sabah sabah çay yapmak ile başlamışken bugün sizlere yaptığımız işlerden söz etmek istiyorum.

“Bu dünyaya yerleri süpürmek için geldiysen sokakları Picasso’nun resim yaptığı, Beethoven’in senfoni yazdığı, Shakespeare’in şiir yazdığı gibi süpürmelisin; bu dünyanın ve cennetin sahipleri baktıkları zaman, durup bir daha bakıp bu hayatımızda gördüğümüz en iyi süpürülmüş sokak demeliler.”

demiş Marthin Luther King JR,

çok da güzel demiş değil mi? Bu sözler bir kere daha okumaya değer diye düşünüyorum. Sizce de değmez mi?

“Bu dünyaya yerleri süpürmek için geldiysen sokakları Picasso’nun resim yaptığı, Beethoven’in senfoni yazdığı, Shakespeare’in şiir yazdığı gibi süpürmelisin; bu dünyanın ve cennetin sahipleri baktıkları zaman, durup bir daha bakıp bu hayatımızda gördüğümüz en iyi süpürülmüş sokak demeliler.”.

Güzel demiş de bunun bizim dünyamızla ne alakası var, diyeceksiniz. Çok alakası var. Siz bütün gün masanızda oturup sipariş mi hazırlıyorsunuz, o zaman o siparişleri öyle bir hazırlayacaksınız ki (hızınızla, detaylarıyla, doğruluğuyla, nakliyesi ile vs. vs.) millet durup bakıp “Ağabey adam bir sipariş hazırlıyor ki kafayı yersin.” diyecek.

“Bir sunum hazırlıyor, yok böyle bir şey.”, “Bir sözleşme yazıyor inanamazsın.”, “Hayatımda gördüğüm en güzel hazırlanmış Excel tablosu.”, “Rafları bir dizmiş, şoka girersin.”, “Bir çay yapıyor, bence dünyanın en iyi çayı.”, “Ambarda bir düzen var, inanamazsın.” gibi cümleler hoş olmaz mıydı? Sadece bu gün için değil, yarın için de. İşiniz her ne ise yaptığınız o iş için en iyi olmak güzel olmaz mıydı? Bugün de yarın da insanlar “O işi en iyi o yapar” deseler kötü mü olur? Bunu dedirtebilmek, herkesin kendi elindedir. Ne der Robin Sharma? “Nefes alıyorsan yaptığın işin lideri, yaptığın işin en iyisi olabilirsin yeter ki gururunu kapıda bırak.”.

Mutlu olmanın en önemli parametrelerinden biri, yaptığın işi sevmek ve yapabileceğinin en iyisini yapmaktır. Unutmayın, hedef kendinizi başkalarıyla mukayese etmek değil, dünkü kendinizle mukayese etmektir.

Sağlıklı kalın, mutlu kalın…